Апостиль на американский документ ставит штат его выдачи — офис секретаря штата (Secretary of State), а на федеральные документы — Государственный департамент США. Правило простое: сначала определите, кто выдал документ, затем обращайтесь в нужное ведомство. Базовый разбор принципа — почему важен штат выдачи, ниже — практика применения.
Как определить, кто ставит апостиль?
Коротко: смотрите, кто выдал документ, — штат или федеральное ведомство.
Кто выдал документ
Куда обращаться
Нюанс практики
Нотариус штата
Секретарь штата
Подпись нотариуса должна относиться к этому же штату
Федеральные ведомства
Государственный департамент США
Только для федеральных документов
Российский документ для подачи в США
Ведомство России
В США на российский документ апостиль не поставят
Что относится к штату, а что — к департаменту?
Коротко: документы штата — секретарю штата, федеральные — в Государственный департамент.
Свидетельства о рождении, браке и смерти, выданные штатом, решения судов штата и нотариальные акты штата — апостилирует секретарь штата (Secretary of State) штата выдачи.
Документы федеральных ведомств — апостилирует Государственный департамент США.
Если непонятно, кто выдал документ, — смотрите печать и реквизиты выдавшего органа перед обращением.
А если документ российский, а подача в США?
Коротко: апостиль ставится в России в профильном ведомстве.
Свидетельства ЗАГС — органы ЗАГС (органы ЗАГС), пошлина 2500 ₽, срок 5 рабочих дней.
Суды и нотариат — Министерство юстиции (Минюст), дипломы — сфера образования, справки о несудимости — МВД (МВД).
Затем — заверенный перевод на английский язык с заявлением переводчика о точности. Детали — заверенный перевод для США.
Двойной апостиль не требуется — достаточно штампа на оригинале.
Какие ошибки ломают практику штата выдачи?
Обращение не в тот штат: чужой штат апостиль не поставит — ищите штат выдачи.
Путаница штата и федерации: документ штата отнесли в департамент и наоборот.
Подпись нотариуса другого штата — секретарь штата такой документ не заверит.
Российский документ повезли апостилировать в США — там это невозможно, штамп ставится только в России.
Перевод без заявления переводчика о точности — ведомства США его не примут.
Путаница сроков: штамп апостиля бессрочен, но ведомства смотрят на свежесть документа — сколько действует апостиль.
Важно: штат выдачи определяется по печати выдавшего органа, а не по месту вашего проживания. Проверьте реквизиты документа до обращения — иначе потеряете недели на пересылку между ведомствами.
Дисклеймер: справочная информация, не юрконсультация. Требования страны и ведомства сверяйте перед подачей. НПА: ФЗ-143, ФЗ-330 об апостиле, ФЗ-145 о легализации, НК РФ.